Cum optimizezi procesul de achiziții într-o companie mică sau medie

 Majoritatea companiilor mici sau medii se confruntă cu o problemă destul de frecventă: îngreunarea procesului de achiziții. Cum poți optimiza procesul de achiziții doar schimbându-ți modul de a acționa? Află din articolul nostru: 
 
1. Organizează-ți bugetul
Nu poți fi eficient dacă la finalul lunii ajungi să fii mirat de sumele prea mari alocate pe obiectele achiziționate, mai ales când e vorba de o companie mică. Pune în perspectivă cheltuielile lunare și gândește-te ce sumă de bani aloci achizițiilor de acum înainte. Așa o să reușești să te organizezi mai bine și să nu cheltui fără rost.

Chiar dacă unele companii aleg să își concentreze eforturile asupra reducerii costurilor, cu toate acestea, alții pot decide să aloce un buget mai mare achizițiilor necesare. Nu există o formulă magică. Găsește ceea ce se potrivește cel mai bine companiei tale.

Sfat: În unele luni vei cheltui mai mult decât în altele. De exemplu, în toamnă vei face achiziții de promoționale, iar la început de an, vei avea nevoie de soluții de arhivare și depozitare. Aruncă o privire pe produsele achiziționate anul trecut, vezi care sunt lunile în care bugetul a fost depășit și motivul pentru care ai investit mai mult. Dacă în aceste luni ai combinat achizițiile recurente cu achizițiile periodice (ex. promoționale) atunci în anul ce urmează treci achizițiile de birotică și papetărie sau curățenie cu o lună înainte de achizițiile periodice.

2. Analizează raportul calitate-preț
Optimizează procesul de achiziții prin alegeri inteligente. După ce ai îndeplinit condițiile de la punctul anterior, cu siguranță vei vrea să găsești cele mai bune produse la cel mai bun preț. Și asta e foarte bine. De aceea, ai nevoie de o cercetare amănunțită printre produsele necesare ce se găsesc pe piață: optează pentru furnizorul care să fie potrivit așteptărilor tale.

Întâlnește-te cu unul dintre consultanții lor și împreună puteți vedea dacă volumul de articole necesare în fiecare lună se încadrează pentru o reducere de preț. De asemenea, este foarte important ca furnizorul tău de soluții pentru birou să îți păstreze un stoc tampon pentru produsele de care ai nevoie periodic, dar și să dețină în portofoliu articole precum: echipamente pentru protecția muncii, protocol, mobilier sau produse de tipografie. Nu știi niciodată de ce vei avea nevoie în viitor, iar sfatul nostru este să ai un singur furnizor pentru o gamă cât mai mare de produse. Nu doar pentru ușurința în negocierea prețurilor ci și pentru comoditate.

3. Stabilește o relație bună cu furnizorii
Nu doar pentru motivele de mai sus ci și pentru a fii sigur(ă) că ești la curent cu gamele noi de produse pe care aceștia le includ în portofoliu.

O relație de lungă durată, prietenoasă, ajută mult la negocierea prețurilor, însă cel mai bine își va arăta beneficiile atunci când vei avea o urgență sau când s-a strecurat o eroare, fie în factură, fie în comandă etc. Un consultant care apreciază relația cu tine va face tot posibilul să rezolve cât mai repede și cât mai eficient problema apărută și, de mult ori, te va surprinde și cu o serie de cadouri special alese pentru tine.

4. Fii clar, încă de la început, cu așteptările tale și termenele lor de livrare
Atunci când ai de-a face cu furnizori, trebuie să explici în mod clar ce obiective dorești să atingă compania cu ajutorul lor. Ar trebui ca ei să cunoască nevoile actuale și viitoare ale companiei.

Astfel, furnizorii și compania pot merge mână în mână și pot colabora bine pe termen lung. În plus, la fel de important este și termenul limită pentru procesul de achiziție. Ținta trebuie să fie realistă, altfel, cooperarea cu furnizorul va fi riscantă și compania nu va putea profita de beneficiile pe care le așteaptă.

5. Informează-te constant
Nu în ultimul rând, fii la curent cu noutățile din domeniu. Ca să alegi produsele necesare companiei tale trebuie să iei în calcul ce se aduce nou pe piață, iar piața se schimbă destul de repede. Cu cât ești mai informat, cu atât eviți posibilele erori de achiziție.

Chiar dacă te informezi singur, afli de la furnizor sau unii dintre colegii tăi au nevoi speciale, este important să alegi produse a căror calitate să dureze în timp și care ușurează munca. Dacă te menții informat vei afla rapid de produse noi, le vei aduce în companie și astfel poți contribui la facilitarea anumitor procese lucrative din organizație.