Vrei să optimizezi cheltuielile generate de produsele de birotică și papetărie? Un cost „ascuns” pe care cele mai multe companii nu îl iau în considerare în strategia de achiziții este acela al articolelor de birotică și papetărie. Fie că vorbim de o societate comercială sau o organizație non-profit, toate acestea au nevoie de produsele respective pentru a-și desfășura activitatea. Mai jos îți vom prezenta câteva sfaturi utile, fie că reprezinți o companie mică sau medie, care te vor ajuta să economisești substanțial atunci când dorești să achiziționezi aceste produse.

Creează un necesar de marfă
    Pentru a economisi timp și bani în procesul de achiziție al produselor creează un necesar de marfă care să cuprindă produsele de care ai nevoie în mod constant. Acest necesar poate să includă cele mai uzuale produse, cum ar fi topuri de hârtie, pixuri, dosare sau bibliorafturi. Astfel, prin creare unui necesar de consumabile, poți urmări frecvența de utilizare a produselor respective și să ai în vedere când și ce trebuie comandat pe viitor. În plus, unele firme de achiziții țin stoc tampon, în funcție de comenzile tale recurente. Deci, pe lângă faptul că poți primi produsele lunar, automat, la tine la ușă, ești sigur că nu îți va lipsi niciodată un produs. 

Compară prețurile de la mai mulți furnizori
    Este bine să faci o mică cercetare de piață înainte de a te decide cum să aloci bugetul de consumabile. Nu trebuie să vizitezi fizic toate magazinele. Pentru a-ți ușura munca, poți naviga pe diferite site-uri pentru a achiziționa articolele de birotică și papetărie. Când faci asta, nu trebuie să uiți de costurile de procesare și transport, însă la comenzile voluminoase cei mai mulți furnizori nu vor percepe astfel de taxe. De asemenea, este bine de știut că, cu cât comanzi mai mult și mai des cu atât prețurile pot fi negociate. Deci, înainte de a te decide spre un furnizor, discută cu agentul lor de vânzări și vezi unde poți economisi și ce ofertă specială îți poate propune acesta. 

Cumpără marfa vrac
    Când vine vorba de cele mai uzuale produse folosite de compania ta, încearcă să cumperi în cantități cât mai mari. Marele avantaj al acestor produse este că nu se strică după o perioadă mai îndelungată de timp. În cele mai multe cazuri, când cumperi cantități mai mari de produse, cel mai probabil vei beneficia și de unele reduceri.

Negociază un contract cu furnizorul
    Dacă te-ai decis să urmezi sfatul de mai sus, foarte bine. Cea mai bună metodă de achiziție a produselor vrac este sub formă de contract. Cheia negocierii unui contract cu furnizorii de birotică și papetărie este să cunoști cele mai uzuale produse din cadrul companiei tale. Astfel vei știi pe care produse să pui accentul în momentul negocierii contractului. De asemenea, îți recomandăm să începi colaborarea cu o firmă locală, nu doar pentru a susține economia în regiune ci și pentru că foarte mulți dintre ei livrează marfa cu propriile mașini, uneori chiar în aceeași zi. Deci economisești și foarte mult timp. 

Desemnează un responsabil
    Pentru a păstra tot procesul de achiziție cât mai organizat, desemnează o singură persoană care să se ocupe de stocuri și comenzi. Acest sfat nu ajută doar la păstrarea gestiunii, ci te ajută să eviți și situațiile neplăcute în care poți rămâne fără marfă, fapt ce poate duce la cumpărarea din impuls. Așadar, cumpără cantitatea potrivită la momentul potrivit.

Calitate vs preț
    Vei fi tentat să alegi produsele cele mai ieftine, mai ales dacă afacerea ta este la început de drum sau dacă bugetul de achiziții nu este foarte generos. Fii foarte atent(ă), calitatea produselor foarte ieftine poate să lase de dorit. În timp, este posibil să te coste mult mai mult faptul că ai ales produse ieftine decât dacă mergeai de la început pe o varianta medie sau ridicată ca și preț.